Medarbetarsamtal

– effektiv metod för att öka motivationen och prestationen hos anställda

Vill du enkelt ta reda på resultat och prestationer på din arbetsplats? Ett medarbetarsamtal eller utvecklingssamtal är en effektiv metod som ger dig värdefull feedback till fortsatt utveckling. Ett medarbetarsamtal är ett samtal om utveckling som sker mellan dig som chef och den anställde.

 

INNEHÅLL

Vad innebär ett medarbetarsamtal?

 

  • Ett medarbetarsamtal är alltid del i en process av utvärdering där den anställdes prestationer jämförs med uppsatta kriterier och mål.
  • Syftet med ett medarbetarsamtal är att öka den anställdes prestationer och motivation.
  • Det är även ett verktyg att hålla dig som chef uppdaterad.
  • Vad som brukar identifieras är den anställdes uppnådda resultat, framtida potentiella förbättringar, samt styrkor och svagheter. Ibland tittar man även på vissa beteenden som är fördelaktiga för företaget och som medverkar till att målen uppnås, som exempelvis samarbetsförmåga.
  • Därefter utvärderas informationen som samlats in. Här finns en rad olika metoder som kan användas.
  • Två frågor som besvaras vid ett medarbetarsamtal är bland annat: Vad är dina förväntningar på mig? Uppfyller jag förväntningarna?
  • Bäst resultat blir det om båda parter deltar i diskussionen och tillsammans sätter upp gemensamma mål.
  • Ofta är medarbetarsamtal en del av vad som på engelska brukar kalla för Performance management, vars syfte är att förbättra både chefers och medarbetares prestationer för att på så sätt optimera företagets mål.

Varför hålls medarbetarsamtal?

• Medarbetarsamtal används för att förbättra den anställdes, och därmed även företagets, prestationer och resultat.
• Det är en metod som kan användas som urvalsmetod vid befordringar.
• Det används för att validera uppnådda resultat.
• Medarbetarsamtal hjälper till att förbättra kommunikationen mellan ledningen och de anställda.
• Det är ett bra sätt för att låta den anställde veta hur denne ligger till i förhållande till förväntade resultat.
• Medarbetarsamtal används för att sätta upp personliga mål.
• Det är ett bra tillfälle att ge feedback, vilket leder till personlig utveckling.
• Det är en metod som kan användas för att dokumentera och hålla koll på de beslut som fattats.
• Medarbetarsamtal ligger även till grund för lönesamtal.
• I början av ett projekt är det även vanligt att medarbetarsamtal används för att formulera kriterier för hur arbetet ska utföras. Då används det ofta även som urvalsmetoder för vilka som ska arbeta i projektet.
• Det stimulerar karriärutveckling.
• Medarbetarsamtal ökar i regel arbetsmotivationen.

Hur ofta bör man hålla medarbetarsamtal?

Medarbetarsamtal bör hållas åtminstone en gång per år. Forskning visar att om de genomförs oftare blir resultaten ännu bättre. Många företag brukar idag ha medarbetarsamtal en gång i halvåret eller var tredje månad. Det finns även företag som genomför medarbetarsamtal med kortare perioders mellanrum, som en gång i månaden eller en gång i veckan.

Hur ofta ett medarbetarsamtal bör hållas beror på vilken typ av arbetsuppgift det handlar om. Ett rutinjobb kräver kanske bara ett medarbetarsamtal per år, medan det för mer projektbaserade arbeten eller arbeten där det är viktigt att vara målfokuserad ofta fungerar bättre om medarbetarsamtalen hålls oftare. Fördelen med att hålla medarbetarsamtal ofta är att frågorna som tas upp inte blir så stora och kan lösas omgående.

Vilka är fördelarna med medarbetarsamtal?

Det finns många fördelar med att använda sig av medarbetarsamtal som metod för att förbättra både företagets och den enskilda medarbetarens prestationer. Medarbetarsamtal leder i regel alltid till en rad förbättringar, till exempel vad gäller motivation och produktivitet, vilket är positivt för både medarbetare och ledning.

Medarbetarsamtal skapar förutsättningar till:
• Förbättrad kommunikation inom företaget. Kommunikation som ofta är det som stimulerar till högre motivation genom bekräftelse.
• Ökad tydlighet, när man till exempel ska formulera mål och bedöma resultat.
• Medarbetarsamtal uppmuntrar därmed chefen och de anställda att arbeta efter samma uppsatta mål.
• Ökar anställdas fokus på målen, både enskilda och för företaget i sin helhet.
• Verktyg för att skapa mer tillit mellan chefen och de anställda genom aktivt lyssnande.
• Medarbetarsamtal stimulerar till bra diskussioner.
• Det är ett bra tillfälle att uppmuntra och bekräfta anställdas prestationer.
• Det minska osäkerheten hos medarbetarna. Många medarbetare upplever det nämligen som en stor otrygghet att inte veta hur de ligger till.
• Medarbetarsamtal stimulerar karriärutveckling.
• Det är en bra metod som kan användas för att utvärdera om de anställda behöver mer utbildning inom något område för att kunna utföra en ny uppgift. Observera att om man vid ett medarbetarsamtal kommer fram till att den anställde behöver mer utbildning eller kunskaper inom ett visst område bör detta alltid erbjudas.
• Medarbetarsamtal förbättrar prestationer och resultat hos både anställda och ledning.

Finns det några nackdelar?

Även om medarbetarsamtal innebär en stor rad fördelar finns det även en del nackdelar eller risker. Oftast beror dessa, som vi listar nedan, på att medarbetarsamtalet inte utförs på rätt sätt.
• Ibland kan det vara svårt att fastställa det exakta förhållandet mellan den anställdes enskilda prestationer och företagets prestationer som helhet.
• Det finns en risk med att de bedömningar som görs är allt för subjektiva om de endast görs av en enda chef eller projektledare. Vad som kan påverka är till exempel vad chefen tycker om den anställde, fördomar och om den anställde gjort tidigare misstag. I stället bör bedömningen göras objektivt genom insamling av mätbara kriterier.
• Vissa anställda kan känna sig obekväma och stressade av medarbetarsamtal, vilket i sin tur i stället kan öka spänningen på arbetsplatsen.
• Det finns alltid en risk för felbedömningar. Ibland händer det till exempel att chefen uppskattar den anställdes prestationer som högre, bara för att undvika konflikt.
• Om målen är för högt ställda blir medarbetarsamtalet inte effektivt. För att uppnå uppsatta mål kanske den anställde måste ge avkall på kvalitén i arbetet.

Felbedömningar vid utvärdering av prestationer

Vid utvärdering får man inte glömma att det även kan förekomma felkällor. Det kan till exempel vara svårt att bedöma hur någon som är väldigt stark inom ett område, samtidigt som den är mindre stark inom någon annan arbetsuppgift.
Ofta är det även chefens egna känslor som är boven i dramat när missbedömningar görs. Genom att bli medveten om de potentiella felkällor som finns kan du som chef undvika att det uppstår misstag vid utvärderingen. Nedan listar vi några vanliga felkällor och ger dig tips på hur du kan komma tillrätta med problemet.

 

Olika kriterier för olika personer används
Problem: Beroende på vad chefen tycker om sina olika medarbetare sätts olika kriterier när hon eller han ska bedöma de anställdas prestationer.
Lösning: Samma bedömningskriterier måste användas för alla anställda. Skillnader i prestationer måste kunna motiveras och förklara.

 

Man tar bara hänsyn till senaste prestationen
Problem: Vid medarbetarsamtalet tas bara hänsyn till senaste prestationen, och om den varit bra görs hela bedömningen enbart baserad på den.
Lösning: Använd dokumentation som bas för bedömningen, där alla prestationer och resultat tas med.

 

Primär-effekten – man ser bara till den information som presenteras först
Problem: Med primäreffekt menas att den information som presenteras först får störst betydelse. Vad den som håller i medarbetarsamtalet kommer ihåg är då först och främst de första prestationerna.
Lösning: Som chef bör du aldrig basera ett medarbetarsamtal enbart på vad du kommer ihåg. Dokumentera alltid alla prestationer.

 

Central tendens – man går efter medelvärdet
Problem: Central tendens, som är ett uttryck som används främst inom statistik, innebär att man bedömer prestationer generellt sett. Man går mer efter ett medelvärde och går inte in på olika prestationer som är bättre eller sämre. Om prestationerna i gruppen tenderar att vara bra bedöms varje enskild anställde även efter det. Samma sak gäller om prestationerna generellt sett är låga i gruppen.
Lösning: Som ledare bör du bedöma varje anställd och inte gå på det generella resultatet för hela gruppen. Gå även efter alla prestationer och resultat som skett, inte bara generellt sett.

 

Den som utvärderas är fördomsfull
Problem: Den som utvärderar är fördomsfull och vid bedömningen diskrimineras till exempel vissa grupper på grund av kön, etnisk tillhörighet, religion, sexuell läggning, ålder eller utseende.
Lösning: Fundera på vilka fördomar du har som chef – och var mån om att bedöma alla rättvist. Som chef bör du aldrig vara fördomsfull!

 

Haloeffekten – att tillskriva den anställde fler goda egenskaper
Problem: Haloeffekten, som är en psykologisk term, innebär att en person tillskrivs fler prestationer eller egenskaper av samma sort. Om den anställde till exempel presterar bra inom ett område, eller har en egenskap som den chefen tilltalas av, anses den anställde prestera bra även inom andra oråden. Ofta är det här ett sätt för chefer att undvika konflikter.
Lösning: Som chef kan du lösa det här problemet genom att till exempel skilja på sak och person. Glöm inte heller bort att dokumentera alla prestationer.
Horns effekt – haloeffektens motsats
Problem: Horns effekt är motsatsen till haloeffekten. Den inträffar när en anställds prestationer värderas lägre på grund av en viss egenskap hos denne som chefen ogillar.
Lösning: Det här problemet löser du på samma sätt som med haloeffekten. Lär dig skilja på sak och person.

 

Bedömning görs beroende på likhet eller olikhet med chefen
Problem: Här bedömer chefen prestationer beroende på hur lika chefen själv de anställda är. Har någon till exempel lika hög utbildning som chefen anses denne prestera bättre. Samtidigt bedöms prestationerna hos någon med lite lägre utbildning som sämre.
Lösning: Som chef måste du fokusera på prestationer inte på hur lika eller olika dig själv de anställda är.

 

Utvärderingen baseras på stickprovs
Problem: Chefen baserar sin utvärdering på stickprov. Om en anställd till exempel skrivit ett stort antal rapporter, baseras utvärderingen endast på ett fåtal.
Lösning: Gå inte på slumpmässiga stickprov – dokumentera och grunda utvärderingen på alla prestationer.

Öka kvalitén på utvärderingen – genom uppföljning

För att öka kvalitén på medarbetarsamtalet är det alltid bra att göra en uppföljning. På så sätt kan man även undvika att fel uppstår.

• Kvalitén kan förbättras genom att chefen får utbildning och träning i hur man håller medarbetarsamtal. Det är till exempel viktigt att chefen som utför medarbetarsamtalet har förståelse för att det finns en mängd olika förmågor och olika egenskaper hos de anställda. Som chef måste du utveckla en bra referensram för att kunna göra bedömningar.
• Förbättring kan även ske genom att feedback ges till chefen efter samtalet. Till exempel kan en mer erfaren person ge feedback på hur den som utfört medarbetarsamtalet värderat den anställdes prestationer och resultat.
• Även den anställde kan efteråt utvärdera samtalet genom att till exempel jämföra hur hon eller han själv värderat sina resultat och hur chefen värderat samma sak. Detta tillvägagångssätt skapar även en högre tillfredsställelse med jobbet och en högre motivation hos den anställde.

Hur mäter man prestationer?

När man mäter prestation finns flera tekniker och metoder som används. Vi listar de vanligaste nedan.
Grafisk beräkning med hjälp av skalor: Den här metoden innebär att man mäter hur mycket av en viss egenskap som personen har på en skala. Skalan kan bestå av allt från tre till 20 olika poäng.
Jämförelse av anställdas prestationer: Enligt den här metoden jämförs olika anställda med varandra. Efter att den eller de som uppnått bäst resultat valts ut jämförs de andra anställda med dem. Den här metoden passar bäst för grupper med ett stort antal medlemmar, medan den är mindre lämplig för smågrupper.
Beteendechecklista: Här bedömer man beteenden och inte egenskaper. Vissa beteende anses vara mer fördelaktiga för att man ska utföra ett bra jobb. Därefter diskuteras resultat och prestationer.
Mäta prestation på en skala: Man kan även mäta prestationer på en skala. Vad som är viktigt är även att mäta prestation i förhållande till tidsperiod.

Olika sätt att utvärdera prestationer

Det finns flera metoder att använda när man ska utvärdera prestationer, som innebär att inte bara chefen är den som utvärderar. Bedömningen kan till exempel ske genom att den anställde själv utvärderar hur denne presterar, eller genom att medlemmarna i gruppen utvärderar varandra.

Den anställde bedömer själv hur denne ligger till
Enligt den här metoden får var och en av de anställda själva bedöma sina egna prestationer och beteenden. Risken här är att många ofta tror att de presterar bättre än vad de i själva verket gör.

Bedömning görs av de andra gruppmedlemmarna
Enligt denna metod utvärderar var och en i gruppen hur de andra medlemmarna presterar. Här används ofta en grafisk metod, det vill säga att man anger poäng på en skala. Om den här metoden ska fungera bra måste det dock råda goda relationer i gruppen, plus att var och en bör veta sin roll och sina ansvarsområden.

360 graders feedback
360 graders feedback är en metod som kännetecknas av öppenhet, där feedback hämtas från flera olika källor, både från chefer och medlemmarna i gruppen. Samtidigt får den anställde själv bedöma hur hon eller han ligger till. Feedbacken som ges kan även vara dubbelriktad.

Gemensam utvärdering med hjälp av en utomstående
Denna metod, vars syfte är att förbättra kommunikationen mellan ledning och anställda, brukar även användas vid konflikter. En utomstående går då först in och pratar enskilt med chefen och den anställde. Under själva mötet samtalar däremot den anställde och chefen nästan uteslutande med varandra utan inblandning av den utomstående, vars roll är snarare att vara en slags coach.
Ofta får båda parter först fylla i tre olika listor, där de skriver ner det som den anställde gör bra, på vilka område den anställde har presterat bättre sedan sista mötet och slutligen på vilka områden som förbättringar kan ske. När alla parter sedan träffas presenterar den anställde sin lista först. Fördelen med den här metoden är att fokus ligger på de områden där goda prestationer görs. Vad som även är positivt är att den anställde själv kan komma med förslag på saker som kan göra att prestationen förbättras.

Vilken metod är bäst?

Det bästa sättet att utvärdera prestationer brukar vara att samla information genom olika bedömningsmetoder. Vanligtvis börjar man då med att den anställde själv får bedöma hur denne ligger till, för att sedan övergå till bedömningar gjorda av de andra i gruppen. Sist presenteras chefens eller projektledarens utvärdering. Det är i regel det bästa sättet för att undvika konflikter.

Inför medarbetarsamtalet

Det är viktigt att vara väl förberedd inför ett medarbetarsamtal. Tänk på att din roll som chef är att vara ett stöd. Det är även viktigt att du uppmuntrar den anställde att delta i diskussionen. Målet är att ni ska prata hälften av tiden var.

Förbered dig
Förberedning är A och O när du ska hålla i ett medarbetarsamtal. Som chef måste du känna till dina anställdas olika egenskaper och prestationer väl. Du måste även känna till de anställdas arbetsuppgifter i detalj, för att på så sätt kunna se hur den anställde presterar i förhållande till dem.

• Ett bra sätt att börja förbereda sig på är att titta på arbetsbeskrivning för den anställdes jobb.
• Läs även vad ni kom överens om vid tidigare medarbetarsamtal.
• Se över resultaten.
• Vilka prestationer är den anställde mest stolt över är en fråga du bör ställa.
• Vilken uppgift eller vilket mål var svårast att arbeta mot? Varför?
• Hur bra samarbetar den anställde med de andra i gruppen?
• Om du har medarbetarsamtal med någon som ska bli befordrad bör du även ta upp frågor som ledaregenskaper, kommunikation och problemlösning.
• Du måste förbereda den anställde på vad som ska diskuteras på mötet i förväg.

Ge den anställde den tid som behövs för att förbereda sig
Det är lika viktigt att den anställde får tid till att förbereda sig. Du måste ha planerat in medarbetarsamtalet i förväg, så att det inte kommer som en total överraskning.

• Planera in medarbetarsamtalet i förväg, så att den anställde hinner förbereda sig och även skriva in det i sin kalender.
• Ge den anställde kopior på vad ni kommit fram till vid tidigare möten.
• Ge den anställde annan relevant information som behövs.
• Berätta vad ni kommer att diskutera.
Hur har den anställde utvecklats?
Inför mötet bör du fundera på hur den anställde har utvecklats på arbetsplatsen.
• Fokusera på de positiva sakerna. Vad gör den anställde som är bra? Vilka är dennes bästa prestationer?
• Kan den anställdes prestationer förbättras? Om ja, på vilket sätt?
• Vilka nya kunskaper behöver den anställde framöver?
• Om det gäller en befordran: vilka nya kunskaper behöver den anställde skaffa sig?
• Behöver den anställde utbildning eller coaching på annat sätt?
Vad kommer den anställde att vilja ta upp?
Inför medarbetarsamtalet är det viktigt att du även fundera över vilka saker som den anställde kommer att vilja ta upp.
• Kan du erbjuda lösningar på eventuella problem?
• Är den anställdes förväntningar vad gäller till exempel karriärutveckling realistiska?
• Hur ska du hantera det hela om den anställdes mål inte är realistiska?
• Kommer du att få kritik och kan du i så fall hantera den?
• Vad kommer den eventuella kritiken att handla om och hur ska du svara på den?
Arrangera rummet på ett bra sätt
Se till att rummet där medarbetarsamtalet ska hållas är välorganiserat och inte onödigt rörigt. Det gör det lättare att fokusera. Tänk även på hur du placerar stolarna.
• Arrangera alla papper på ditt skrivbord på ett bra sätt.
• Placera stolarna bredvid varandra. Om du sitter bakom skrivbordet ger det lätt intrycket av att det handlar om en konfrontation. Kom ihåg att mötet handlar om att dela idéer och skapa gemensamma mål. Det blir lättare om du och den anställde sitter bredvid varandra.
Stressa inte

Du får inte verka stressad eller antyda att du har andra saker som är viktigare som du egentligen borde göra i stället.
• Avsätt minst en timme för medarbetarsamtalet.

Genomför medarbetarsamtalet på bästa sätt

Var mån om att du ska utföra medarbetarsamtalet på bästa sätt

• Bestäm dig för hur du ska öppna mötet.
• Det är viktigt att stimulera till en rak och öppen diskussion.
• Om du ställer öppna frågor uppmuntras den anställde till att prata.
• Ha ögonkontakt och tänk på ditt kroppsspråk. Det måste signalera öppenhet.
• Visa att du är uppmärksam på vad den anställde säger.
Tänk på relationen

• När du genomför medarbetarsamtalet bör du ha i åtanke att relationen mellan dig och den anställde ska utvecklas till det bättre, inte tvärtom.
Håll dig till fakta

• Var objektiv och fokusera på resultat och prestationer – gå inte på känsla.
• Gå in på detaljer och prata inte om vad du tycker generellt sett.
Tänk på hur du presenterar saker som är svårare att mäta

Det är alltid lättare att prata om mätbara resultat, som försäljningssiffror eller antalet projekt som avslutats, samtidigt som det är lite svårare att diskutera saker som initiativförmåga, relationer med kollegor eller kundbemötande.
• Fundera på vilka kriterier du ska använda när du gör dessa lite svårare jämförelser.
• Ett sätt är att jämföra den anställdes prestationer med de övriga anställdas medelresultat eller -prestationer. Gå där efter in på detaljer för den enskilde anställde.
Hitta praktiska lösningar på problem – tillsammans med den anställde
• Försök hitta praktiska lösningar, som även är kostnadseffektiva, på de problem som tas upp.
• Begränsa inte diskussionen så att det bara är du som chef som kommer med förslag på lösningar och på vad du tycker den anställde borde göra.
• Ställ många frågor om vad den anställde tycker och be även denna prestera sina idéer, för att på så sätt öka motivationen.
• Kom ihåg att en ökad motivation oftast innebär en ökad prestation.
• Lova aldrig någonting som du inte kan hålla.

Om det inte finns lösningar på problemet – ta inte upp det
• Ta inte upp problem som du inte har lösningar på eller som inte kan lösas.

Stimulera till vidare utveckling
• Under medarbetarsamtalet bör du och den anställde utarbeta en handlingsplan och komma på idéer som kan stimulera till vidare utveckling av prestationer och resultat.
• Kom även ihåg att en arbetsplats bör vara i ständig utveckling.
• Anställda som har arbetat en längre tid på en arbetsplats kanske känner att de inte behöver mer utbildning eller träning, men du bör ändå uppmuntra till detta.
• Alla måste planera för hur de ska anpassa sig till förändringar och nya utmaningar.
• Kanske behöver de anställda nya kunskaper för att klara av framtida uppgifter. Som chef måste du kunna erbjuda detta, till exempel i form av utbildning.

Detta var en guide till hur du kan förbereda dig inför ditt nästa medarbetarsamtal.
Lycka till!

Share This

Dela

Dela den här artikeln till en vän!