FIRO modellen
– ett verktyg för grupputveckling
FIRO, Fundamental Interpersonal Relationship Orientation, är en relationsteori som togs fram 1958 av den amerikanske psykologen Will Schutz. FIRO modellen används som ett verktyg för att få grupper att kommunicera på ett bättre och mer effektivt sätt. Med hjälp av FIRO-modellen kan du exempelvis se vilket typ av ledarskap som behövs beroende på i vilken fas gruppen befinner sig.
Enligt FIRO-teorin måste en grupp genomgå tre olika faser:
- Tillhörafasen
- Kontrollfasen
- Öppenhetsfasen
Faserna som gruppen går igenom måste ske i ovanstående ordning för att gruppen slutligen ska kunna gå in i öppenhetsfasen. Det är där vi kommunicerar och fungerar bäst som grupp.
Alla grupper når dock inte dit. En del grupper stannar kvar i tillhörafasen, medan andra efter kontrollfasen går tillbaka in i tillhörafasen igen. Detta kan bero på olösta konflikter och bristande kommunikation. En grupp som gått in i kontrollfasen flera gånger utan att kunna lösa sina konflikter brukar ofta upplösas som grupp.
1. Tillhörafasen
Tillhörafasen kallas ibland för ”medlemskap” och det är här vi ställer frågor som rör tillhörande, till exempel om vi verkligen vill eller kan tillhöra gruppen och om vi kan vara oss själva. Vi agerar på ett artigt sätt för att lära känna varandra och är beroende av att någon hjälper oss att komma in i gemenskapen. Det kan hända att vi pratar mycket, men samtidigt är det lika vanligt att vi blir tillbakadragna och fundersamma. I denna fas blir vi även medvetna om de andras kompetens.
- Vanliga frågor: Vill jag vara med i gruppen? Får jag vara med? Accepterar jag de andra? Passar jag in?
- Lära känna varandra
- Känsla av beroende
- Beteenden: artighet, pratar mycket, tillbakadragenhet, tankar på tidigare erfarenheter, blir medveten om de andra gruppmedlemmarnas och chefernas kompetens, ställer frågor om gruppens mål.
Fasen räknas som avslutad när alla i gruppen accepterat den nya gruppmedlemmen och när denne själv känner att den tillhör gruppen. Då uppstår ofta en känsla av gemyt, som kan räknas som en övergångsfas.
Vad händer i tillhörafasen?
Gruppmedlemmarna
• försöker lära känna varandra
• är artiga
• försöker hitta ”rätt” beteende
• försöker förutsäga de andra gruppmedlemmarnas beteenden
• funderar över egna och andras värderingar
• skapar en känslomässig bas för att kunna agera
• har ett behov av att bli accepterade
• visar inget behov av att skapa en gruppidentitet
• undviker konflikter
• ifrågasätter arbetsuppgifterna eller ledarskapet om det skulle uppstå konflikter
• tolkar icke-verbal kommunikation
• har ett behov av att förstå gruppens mål och agerande
• ifrågasätter andras beteende
• ger neutral feedback
• vill ha struktur och ordning
• tar få risker
• slätar över eventuella aggressiva känslor eller beteende
• är beroende av ledarskapet
• känner osäkerhet över om de vill vara med i gruppen
• funderar på om de kommer kunna vara sig själva i gruppen
• fördelar arbetet efter formell kompetens
• föreslår många aktiviteter som inte följs upp
• diskuterar mindre viktiga saker under ganska lång tid
• motiverar sina handlingar med acceptabla förklaringar
• försöker förutsäga de krav som kommer ställas på dem
Övergångsfasen Gemyt
En fas som gruppen passerar mellan tillhöra- och kontrollfasen
Vad händer i övergångsfasen gemyt?
Gruppmedlemmarna
- känner ett visst oberoende
- visar öppet engagemang
- känner samhörighet
- trivs
- ifrågasätter det formella ledarskapet
- har roligt tillsammans och skrattar
2. Kontrollfasen
Kontrollfasen kännetecknas av rollsökning och frågor som rör gruppidentitet. Det blir nu viktigt att alla i gruppen vet sin roll, sin funktion och sina ansvarsområden för att gruppen ska fungera på ett bra sätt. Frågor om kompetens samt val av gruppledare kommer ofta upp, vilket gör att det skapas konflikter. I denna fas ökar spänningen mellan gruppmedlemmarna, och känslan av gemyt minskar.
- Vanliga frågor: Vad har jag för roll? Vilka är mina ansvarsområden? Vad har jag för inflytande? Vem bestämmer vad?
- Känsla av oberoende
- Beteende: Försök till att uppnå – eller undvika – en ledarskapsposition, konflikt med gruppmedlemmar eller chefer, diskussioner om arbetsuppgifter, formering av under- eller smågrupper, en tendens att vilja välja den gruppmedlem som är äldst eller som är minst inflytelserik som ledare, val av ledare genom majoritetsbeslut.
Fasen är avslutad när alla accepterat och förstått sin roll. Om detta inte sker återgår gruppen oftast till tillhörafasen.
Vad händer i kontrollfasen?
Gruppmedlemmarna
• ifrågasätter andras beteende
• bortförklarar ifrågasatt beteende hos sig själva
• formar undergrupper
• känner hot och konkurrens från andra undergrupper
• försöker övertyga andra om vad som är rätt
• vill inte bli påverkade av andra
• går in i många och intensiva konflikter
• löser konflikter med omröstning, kompromiss eller med hjälp av utomstående
• vill att chefen eller projektledaren ska bedöma vad som är rätt i en konflikt, men har svårt att acceptera att motparten ”vinner”
• försöker själva uppnå, eller undvika, en ledarskapsposition
• bevakar sina konkurrenter
• uppvisar liten eller ingen gruppkänsla
• ger icke-konstruktiv feedback
• trivs dåligt
• tar tillflykt till mindre viktiga aktiviteter när arbetsuppgifterna upplevs som stressande
• understryker de skillnader som finns i gruppen
• försöker avslöja andras dolda motiv
• vill inte avslöja egna dolda motiv
• behöver struktur och ledning, men har svårt att acceptera ledarskapet
• gör uppror mot det formella ledarskapet
• ifrågasätter andras kompetens
• har en känsla av oberoende
• tar stora risker
• ger raka och ärliga påståenden
• visar känslor vid konflikter
• accepterar andras känslor vid konflikter
• erkänner andras kompetens
• löser konflikter genom att förändra det egna beteendet
• fördelar ansvar, arbetsuppgifter och roller efter diskussioner om kompetens
• grundar inflytande på tillit
• har en klar uppfattning om roller och gruppidentitet
Övergångsfasen Idyll
Mellan kontrollfasen och öppenhetsfasen finns en övergångsfas som kännetecknas av en känsla av idyll. Gruppmedlemmarna känner då tillit till gruppen och tror på dess förmåga. Alla konflikter framstår även som lösta.
Vad händer i övergångsfasen idyll?
Gruppmedlemmarna
• hanterar konflikter på ett bra sätt
• löser konflikter genom konsensusbeslut
• tror att alla konflikter kan lösas utan problem
• delar öppet med sig av känslor, åsikter, idéer och feedback
• känner värme och tillit
• rör mer vid varandra
• känner inte hot eller konkurrens från undergrupper
• känner samhörighet och gemenskap
• upplever det som att gruppen är osårbar
• nedvärderar andra grupper
• försvarar gruppen
• känner lojalitet med gruppen
• prioriterar överenskommelse i stället för resultat
• fokuserar på goda relationer i stället för på arbetsuppgifterna
• har en mjuk ton
• lyssnar
3. Öppenhetsfasen
Öppenhetsfasen kännetecknas av samhörighet och tillit. Gruppen fokuserar på sina arbetsuppgifter. Medlemmarna har ett mindre behov av uppskattning, eftersom de redan vet att de är viktiga.
• Vanliga frågor: Är jag omtyckt? Tycker jag om de andra? Hur nära står jag de andra? Kan jag visa känslor? Är gruppmedlemmarna lojala?
• Känsla av gemensamt beroende
• Beteende: tillit, både positiva och negativa känslor kan uttryckas, mer fysisk kontakt, undergrupper – som inte påverkar gruppens gemenskap som helhet – formas, öppna diskussioner, tystnad som inte känns obekväm.
Vad händer i öppenhetsfasen?
Gruppmedlemmarna
• ser konflikter som en möjlighet till utveckling
• har ett mindre behov av personlig uppskattning
• ser inte undergrupper som ett hot
• känner värme och gemenskap
• känner tillit
• ger varandra stöd
• låter de andra medlemmarna i gruppen bestämma själva
• hanterar problem och konflikter utan att arbetsuppgifterna eftersätts
• kommunicerar på ett direkt, öppet och spontant sätt
• värdesätter motsatta åsikter vid konflikter
• uppmärksammar andra grupper och deras aktiviteter
• tar kontakt med andra grupper
• tillåter frånvaro
I vilken fas befinner sig gruppen?
För att kunna avgöra i vilken fas i FIRO modellen som gruppen befinner sig finns en rad kontrollfrågor man kan ställa, som gäller kommunikation, lyssnande, konflikthantering och feedback. Vad som även är viktigt att analysera är stämningen i gruppen och hur undergrupperingar ser ut. Det är även möjligt att genom observationer av hur medlemmarna beter sig fastställa vilken fas gruppen befinner sig i.
Kontrollfrågor
Kommunikation
Är diskussionen artig, som i tillhörafasen, eller går vågorna höga som ofta är fallet i kontrollfasen? Ju senare i kontrollfasen gruppen befinner sig desto viktigare blir det att försöka förstå varandras åsikter. I öppenhetsfasen kommunicerar gruppmedlemmarna på ett direkt och öppet sätt, och de värdesätter motsatta åsikter.
• Vad pratar man om i gruppen och på vilken nivå ligger diskussionerna?
• Vad pratar man om när det är lunch och fikapaus?
• Om du lämnat gruppen en stund vad pratar man om när du kommer tillbaka?
• Hur är tonen i diskussionerna?
• Pratar man om känsliga ämnen?
• Försöker man lära känna varandra?
• Leder diskussionerna till konflikter?
• Hur benägna är gruppmedlemmarna att föra fram sin egen ståndpunkt?
• Försöker medlemmarna förstå varandras syn på saken?
• Undviks frågor om gruppens varande eller inte?
• Är diskussionen spontan, direkt och öppen?
• Accepteras andras åsikter?
• Ses olika uppfattningar som berikande för diskussionen?
Lyssnande
Till skillnad mot FIRO modellens kontrollfas så lyssnar gruppens medlemmar på varandra i de senare faserna. Man försöker då även som grupp ta till vara på allas åsikter när man fattar beslut.
• Lyssnar gruppens medlemmar på varandra?
• Reds åsiktsskillnader ut?
Konflikthantering
Hur gruppmedlemmarna hanterar konflikter säger mycket om i vilken av FIRO modellens fas gruppen befinner sig. De ämnen som man väljer att ta upp skiftar också.
I tillhörafasen undviks till exempel känsliga frågor och man pratar om ytliga saker. Ofta försöker man undvika konflikt genom att skämta eller släta över saken i fråga.
I kontrollfasen, där konflikter blir mer synliga, händer det däremot ofta att man på grund av åsiktsskillnader till och med skapar olika problem. Ofta handlar konflikterna om kompetens. I slutet av fasen löser man vanligtvis konflikter genom att kompromissa, omrösta eller genom att ta hjälp utifrån.
I övergångsfasen, som kännetecknas av en känsla av idyll, upplevs konflikter inte längre som lika hotande, och dessa hanteras därför oftast när de uppstår. Eftersom gruppen i denna fas är mån om en god gemenskap undviks samverkan med andra grupper.
I öppenhetsfasen, där olika åsikter tas till vara och värdesätts, hanteras konflikter på ett mer lugnt sätt. Om konflikter uppstår blir inte heller arbetsuppgifterna lidande.
• Vilka problem väljer gruppen att hantera?
• Slätas konflikter över?
• Skapas problem genom att åsiktsskillnader lyfts fram?
• Visas känslor öppet?
• Ber man det formella ledarskapet att lösa konflikten?
• Accepteras andras åsikter och lösningar på problemet?
• Ifrågasätter gruppmedlemmarna varandras kompetens?
• Hanteras konflikter när de uppstår?
• Hur mån är gruppen om att konflikten ska lösas?
• Vill man samverka med andra grupper?
• Hanteras konflikter på ett lugnt sätt?
• Hanteras konflikter och problem utan att arbetsuppgifterna blir eftersatta?
Arbetsfördelning
I tillitsfasen när gruppen inte har uppnått en välfungerande struktur, där var och en har sitt speciella ansvarsområde, föreslås i regel många aktiviteter som sedan inte följs upp. Arbetsfördelningen grundas därför oftast på formell kompetens, vilket inte är fallet i kontrollfasen, då man i stället kommer fram till vem som är mest kompetent genom diskussion.
Under idyllfasen när konsensuslösningar är vanliga kan ibland arbetets kvalitet bli lidande.
I öppenhetsfasen däremot utför den som är mest lämpad uppgiften, och gruppmedlemmarna litar då även på att arbetet blir utfört på ett bra sätt.
• Läggs fokus på hur en uppgift ska lösas eller handlar det om vad som behöver göras?
• Fördelas arbetet enligt formell kompetens?
• Vet var och en i gruppen vad den ska göra?
• Kommer gruppens enighet före arbetets kvalitet när det gäller prioriteringar?
• Gör den som är mest lämpad uppgiften?
• Litar de andra på att uppgiften utförs på ett bra sätt?
Feedback
När det gäller feedback ges det oftast inte alls i tillhörafasen; om feedback ges är den oftast neutral.
I kontrollfasen kan feedbacken däremot ha karaktären av påhopp. Feedbacken går då egentligen ut på att man vill markera sin egen ställning eller åsikt. I desto senare fas gruppen befinner sig, ju mer öppen, rak och ärlig blir också feedbacken.
• Ges feedback och är den i så fall neutral?
• Är den feedback som ges konstruktiv eller handlar det om personliga påhopp?
• Hur öppen och uppriktig är feedbacken?
Stämning
Även stämningen i gruppen varierar beroende på i vilken fas gruppen befinner sig enligt FIRO-modellen. I tillhörafasen präglas stämningen oftast av en osäkerhet, medan den i gemytfasen övergår till att bli varm och glad.
I kontrollfasen blir stämningen däremot ibland till och med fientlig, för att sedan i idyllfasen bli mer lugn. Stämningen i idyllfasen präglas även av lojalitet, och gruppen blir mer introvert.
I öppenhetsfasen, som präglas av en stark gemenskap, blir gruppen mer extrovert och intresserad av att samverka med andra grupper.
• Präglas stämningen av osäkerhet?
• Trivs alla och är glada?
• Är engagemanget öppet och starkt?
• Hur stark är gruppkänslan?
• Är stämningen lugn?
• Hur höga är kraven på lojalitet?
• Är stämningen tillitsfull?
• Kan medlemmar själva bestämma om de vill delta i aktiviteter utan att deras lojalitet ifrågasätts?
• Är gruppen extrovert
Undergrupper
En sista parameter som säger mycket om i vilken FIRO-fas en grupp befinner sig är undergrupper. I tillitsfasen förekommer det oftast inte alls. Finns det undergrupperingar framstår de ofta som otydliga, för att i kontrollfasen visas i all sin tydlighet. Konkurrensen mellan olika undergrupper är då ofta stor.
I öppenhetsfasen framstår inte längre undergrupper som hotfulla och man bir då mer intresserad av att söka kontakt med andra grupper.
• Finns det tydliga undergrupperingar?
• Upplevs de som hotfulla?
• Tillåts kontakt med andra grupper?
Testsituationer att observera
Lämna gruppen ensam
I de tidiga faserna är ramarna otydliga för vem som ska utföra vilken arbetsuppgift. Det finns därför ett behov av en tydlig struktur där uppgifterna är väl definierade, för att gruppmedlemmarna inte ska känna sig osäkra.
Din uppgift som chef eller projektledare är därför att som test ge gruppen en otydlig uppgift. Sedan lämnar du gruppen en stund, för att se hur dess medlemmar reagerar. När du kommer tillbaka, lägg dig inte i arbetet utan observera hur gruppen beter sig.
Är medlemmarna till exempel benägna att ge upp, eftersom uppgiften känns omöjlig att lösa? Då befinner sig gruppen antagligen i tillhörafasen.
Uppstår irritation och är den i så fall riktad mot dig? Det är ofta fallet om gruppen befinner sig i övergångsfasen som präglas av gemyt. Ofta har medlemmarna samtidigt väldigt trevligt och skojar, i stället för att ägna tid åt själva uppgiften.
Om gruppen befinner sig i kontrollfasen uppstår däremot inte sällan konflikter och starka diskussioner om vem som ska göra vad. Gruppmedlemmarna har dessutom en tendens att inte lyssna på varandra, utan vill i stället hävda sin egen åsikt.
Ge gruppen en uppgift
Ge gruppen en uppgift och se hur gruppen fördelar arbetet för att lösa den. Om arbetsfördelningen grundar sig på formell kompetens befinner sig gruppen i tillitsfasen.
Ju säkrare var och en är på sina roller, i desto senare av FIRO-modellens faser befinner sig gruppen. Är det den som är mest lämpad att utföra uppgiften som gör det, befinner sig gruppen i öppenhetsfasen.
Be gruppen bedöma själv i vilken fas den befinner sig
För att gruppen ska bli mer medveten om de olika faserna kan du ge dem information om FIRO och sedan be var och en i gruppen att själv bedöma i vilken fas gruppen befinner sig.
Diskutera därefter tillsammans och försök komma fram till var gruppen befinner sig just nu. Handlar diskussionen om att ni har så trevligt befinner sig säkert gruppen i gemytfasen.
Om det däremot är möjligt att diskutera frågor som gäller roller, engagemang och tillit befinner sig gruppen i en senare fas.
Ledarskap i FIRO:s olika faser
Tillhörafasen
Beroende på i vilken fas i FIRO-modellen gruppen befinner sig behöver de olika typer av ledarskap. I tillhörafasen behöver gruppen främst struktur, riktlinjer och direkt styrning, eftersom det ännu inte finns något gemensamt mål eller några invanda rutiner.
De olika medlemmarnas roller och kompetenser är ännu inte heller helt klarlagda. I tillhörafasen är det viktigt att du som chef eller projektledare fastställer målen för gruppens arbete. Gruppens olika medlemmar måste även få tid till att lära känna varandra.
Kontrollfasen
Under kontrollfasen formas det olika gruppmedlemmarnas roller, och därför bör du som chef eller projektledare inte gå in för tidigt och fördela arbetet.
Det är vanligt att gruppens medlemmar ber dig gå in och agera domare i olika konflikter, men det är oftast en roll du bör undvika, eftersom det ändå inte kommer lösa underliggande konflikten. I stället kan du ställa frågor som hjälper gruppen att belysa problemet från olika håll. Det är viktigt att alla gruppmedlemmar får ha sin egen åsikt och att var och en får komma till tals.
I idyllfasen när gruppens medlemmar oftast är upptagna med att bevara de goda relationerna som råder, behöver gruppen stöd med att fatta rätt beslut och att välja den bästa lösningen.
Öppenhetsfasen
I öppenhetsfasen arbetar gruppen som bäst. Gruppmedlemmarna har då en stark förmåga att ta eget ansvar och fördelar även arbetet på bästa sätt.
Det är då viktigt att du som chef eller projektledare låter var och en ta sitt eget ansvar, och uppmuntrar initiativ, så att varje gruppmedlem känner att denne har förtroende och kan växa.
Som chef bör du även i denna fas arbeta med målstyrning för att på så sätt hjälpa gruppen att tänka framåt.
Att leda gruppen in i nästa fas
Tillhörafasen
För att lämna tillhörafasen måste gruppmedlemmarna först ha bekräftat för sig att de vill och kan tillhöra gruppen. De olika gruppmedlemmarna måste också ha fått tid till att lära känna varandra.
Genom att skapa struktur och definiera tydliga regler och riktlinjer kan du som chef eller projektledare hjälpa gruppen att gå vidare in i kontrollfasen. Gruppen är förmodligen ännu inte mogen att sätta egna mål, men genom diskussioner kan du få medlemmarna att hjälpa till med att omformulera målbilden. Det är mycket viktigt att alla är med i diskussionen.
Tips
• Låt de olika gruppmedlemmarna presentera sig för varandra, till exempel genom att rita bilder som beskriver vilka de är.
• Diskutera målen som gäller för gruppens arbete
• Be gruppen komma med förslag på ändringar av regelverk och mål, så att medlemmarna känner att dessa är deras egna
• Genomför olika aktiviteter så att gruppens medlemmar lär känna varandra ytterligare
Gemytfasen
Eftersom gruppen är upptagen med att ha det trevligt kan arbetsuppgifterna bli lidande. Som chef bör du därför ställa krav på goda resultat.
Kontrollfasen
Gruppen måste få tid till att arbeta sig igenom kontrollfasen för att på så sätt kunna gå vidare till öppenhetsfasen. Konflikter och underliggande meningsskiljaktigheter måste till exempel tas upp och redas ut. Här kan gruppen behöva stöd.
Din uppgift som chef är även att ge gruppen de resurser som krävs för att de olika medlemmarna ska kunna lösa sina uppgifter så effektivt som möjligt. Ge gruppen stöd så att den inte kör fast i långa diskussioner.
I slutet av kontrollfasen är det viktigt att allas ståndpunkter har blivit accepterade. Först när du märker att rollfördelningen börjar bli klar bör du börja arbeta med målstyrning. Om gruppen klarar sina uppgifter känner den sig starkare och kommer därmed in i övergångsfasen som präglas av idyll.
Idyllfasen
För att kunna lämna övergångsfasen som präglas av en känsla av idyll måste du som chef eller projektledare se till att gruppen inte gör avkall på arbetets kvalitet. Gruppen får till exempel inte välja första bästa lösning på problemet bara för att komma överens. De olika gruppmedlemmarna måste i stället lära sig att ifrågasätta varandras förslag och föra konstruktiva diskussioner.
Under idyllfasen finns en risk för att gruppen blir för introvert och därför är det viktigt att du som chef stimulerar till utbyte med andra grupper, för att gruppen på så sätt ska kunna hämta ny kunskap och resurser därifrån.
